Fundusze Europejskie
dla Warmii i Mazur

Projekty strategiczne

Pytanie 5: Realizuję projekt strategiczny polegający na termomodernizacji budynku. Jak powinienem spełnić obowiązek dotyczący organizacji wydarzenia lub działania informacyjno-promocyjnego?

Odpowiedź 5: W przypadku projektów strategicznych lub tych, których koszt całkowity przekracza 10 mln euro należy zorganizować wydarzenie albo działanie informacyjno-promocyjne (patrz: Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta rozdz. 7.1 strona 11). Trzeba jednak pamiętać, że forma powinna być odpowiednia dla rodzaju projektu. Czyli w przypadku projektów polegających np. na termomodernizacji nie ma konieczności robienia eventu ale wystarczy np. artykuł w regionalnych i lokalnych mediach internetowych, z którego będzie wynikało, że to projekt strategiczny, ważny lub kluczowy oraz co zrobiono, kto skorzystał i jakie są efekty. Ważny jest tutaj zasięg informacji. Należy również pamiętać aby wystosować zaproszenie/informację do Komisji Europejskiej i Instytucji Zarządzającej (adresy są w umowie) z co najmniej 4-tygodniowym wyprzedzeniem. Nawet jeżeli wydarzenie „na żywo” nie jest planowane, to zaproszenie powinno jasno opisywać jaka forma informacji jest planowana: czy to artykuł, film, briefing, kiedy i gdzie się ukaże, jaki jest cel, jakie efekty zostaną pokazane oraz jaka rola dla zaproszonej osoby jest proponowana (np. cytat/wypowiedź, komentarz, udział w komunikacji). (5.03.2026)

Pytanie 4: W związku z realizacją projektu o znaczeniu strategicznym, współfinansowanego w ramach Programu Regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021–2027, oraz zaplanowanym we wniosku o dofinansowanie działaniem promocyjnym polegającym na przygotowaniu filmu informacyjno-promocyjnego, zwracamy się z prośbą o przekazanie rekomendacji dotyczących tzw. dobrych praktyk w zakresie tworzenia tego typu materiałów wideo.

Zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021–2027 w zakresie informacji i promocji, wymagania dotyczące materiałów wideo obejmują w szczególności obowiązek informowania o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej w warstwie graficznej i tekstowej, a także udzielenie odpowiedniej licencji do korzystania z utworu. Dokument nie precyzuje szczegółowych zaleceń jakościowych ani standardów realizacyjnych materiałów filmowych.

W związku z powyższym zwracamy się do Państwa z prośbą o wskazanie rekomendowanych dobrych praktyk w zakresie przygotowania filmu informacyjno-promocyjnego dla projektów współfinansowanych ze środków UE oraz standardów dostępności cyfrowej, które powinny zostać uwzględnione przy tworzeniu materiału wideo (głównie w odniesieniu do napisów, audiodeskrypcji, języka migowego).

Odpowiedź 4: W przypadku materiałów wideo obowiązek informowania o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej będzie spełniony jeżeli bezpośrednio w warstwie tekstowej lub z przekazu filmu będzie wynikało współfinansowanie projektu z Funduszy Europejskich. Należy również umieścić planszę na początku lub końcu filmu (lub w obu miejscach), która będzie zawierała logotypy programu.

W kwestii spełnienia standardów dostępności podstawowymi obowiązkami jest umieszczenie napisów (najlepiej włączanych, o ile to możliwe) oraz utworzenie nagrania z audiodeskrypcją, wszędzie tam, gdzie informacja niesiona obrazem jest istotna dla odbiorcy i ma znaczenie poznawcze. Można również dołączyć tłumaczenie na PJM (uwaga: ważne aby to był tłumacz PJM, a nie SJM). Wszystkie informacje w temacie standardów dostępności i dobrych praktyk znajdzie Pani na tej stronie https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/wytyczne-dotyczace-realizacji-zasad-rownosciowych-w-ramach-funduszy-unijnych-na-lata-2021-2027-1/ (szczególną uwagę proszę zwrócić na załącznik nr 2 – Standardy dostępności).

Jako inspirację załączam link do naszego kanału YouTube, gdzie umieszczone są między innymi nasze spoty promocyjne, które spełniają te standardy – https://www.youtube.com/@FunduszeUEdlaWarmiiiMazur (13.02.2026)

Pytanie 3: Proszę o informację w jakim terminie od podpisania umowy na dofinansowanie projektu strategicznego (współfinansowanego w ramach FEWIM) należy zamieścić informację o realizacji projektu na stronach www oraz profilach w mediach społecznościowych?

Odpowiedź 3: Podręcznik nie określa konkretnego terminu. Najlepiej byłoby przed rozpoczęciem pierwszych działań projektowych, tj. przed pierwszym przetargiem, pierwszą podpisaną umową o pracę w projekcie, pierwszym zakupem, przed zamówieniem tablicy informacyjnej. Zawsze rekomendujemy niezwłocznie po podpisaniu umowy. Taka informacja na stronie, a tym bardziej w mediach społecznościowych, dobrze jakby była świeża, a nie np. sprzed kilku miesięcy. Przypominamy również, że te opisy muszą być aktualizowane, przynajmniej na koniec realizacji projektu lub też wtedy kiedy wydarzy się jakaś poważna zmiana. (23.01.2026)

Pytanie 2: Temat organizacji konferencji dla projektów strategicznych i powyżej 10 mln – jakie działania, koszty może obejmować organizacja takiej konferencji oraz terminy w których beneficjent powinien informować m.in. KE o organizacji spotkania?

Odpowiedź 2: Koszty – beneficjent zakłada sam, w zależności od charakteru wydarzenia. Termin zaproszenia – minimum 4 tygodnie przed wydarzeniem, optymalnie 2–3 miesiące (4.02.2025).

Pytanie 1: Przygotowujemy się do realizacji projektu strategicznego województwa, ale nie mamy podpisanej umowy o dofinansowanie. Obecnie pracujemy nad dokumentacją przetargową dotyczącą strony internetowej, którą tworzymy wyłącznie na potrzeby projektu. Po analizie „Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta...” pojawiła się wątpliwość co do konieczności oznakowania dokumentacji już na tym etapie. „Podręcznik…” nakłada obowiązek oznakowania projektu od momentu uzyskania dofinansowania tj. podpisania umowy o dofinansowanie lub wydania decyzji o dofinansowaniu. Mając na uwadze umocowanie projektu w dokumentacji programowej, czy już na tym etapie powinniśmy umieszczać logotypy unijne na dokumentacji projektowej?

Odpowiedź 1: „Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021–2027 w zakresie informacji i promocji” jednoznacznie wskazuje, że obowiązki informacyjno-promocyjne, w tym związanie z oznaczeniem projektu, powstają „od momentu uzyskania dofinansowania, tj. podpisania umowy o dofinansowanie lub wydania decyzji o dofinansowaniu”. Jedynym odstępstwem jest sytuacja, w której instytucja przyznająca dofinasowanie wskaże wcześniejszy termin, od którego wnioskodawca, potencjalny beneficjent musi stosować ww. obowiązki. Zatem na etapie tworzenia dokumentacji, a przed podpisaniem dokumentu przyznającego dofinansowanie (uchwały czy umowy), oznaczanie dokumentów jest zabronione.