Fundusze Europejskie
dla Warmii i Mazur

Projekty strategiczne

Pytanie 7: W związku z planowaną realizacją dwóch projektów strategicznych proszę o informację czy jest możliwość wspólnej realizacji wydarzenia o charakterze informacyjno-promocyjnym, tj. jednej konferencji dotyczącej obu projektów, której zakres tematyczny będzie obejmował oba projekty, przy jednoczesnym odpowiednim oznakowaniu i wskazaniu źródeł finansowania zgodnie z obowiązującymi zasadami? 

Odpowiedź 7: Jak najbardziej może to być jedno wydarzenie dotyczące 2 projektów. Oczywiście musi na nim wybrzmieć, że dotyczy dwóch projektów, czyli tak jak wskazano w pytaniu. Przede wszystkim chodzi o racjonalność wydatkowania środków publicznych, ale także o to, że mogłyby wystąpić problemy w rekrutacji/frekwencyjne na dwa podobne wydarzenia w bliskim odstępie czasowym, co mogłoby przyczynić się do zmniejszenia efektywności wydarzeń. (21.08.2026)

Pytanie 6: Proszę o opinię dotyczącą opisu projektu, który planujemy zamieścić na stronie internetowej oraz facebooku w ramach realizacji obowiązków informacyjno-promocyjnych. Analizując „Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021–2027 w zakresie informacji i promocji”, odniosłam wrażenie, że komunikaty kierowane do odbiorców powinny być przede wszystkim jasne, zrozumiałe i niezbyt rozbudowane. Czy rekomendowalibyście Państwo krótszą, bardziej syntetyczną formę, czy w związku, że jest to projekt strategiczny możemy pozwolić sobie na nieco szerszy opis projektu? Dodam, że na naszej stronie internetowej, planujemy utworzyć również podstrony zawierające szczegółowy opis całego projektu. Przedmiotowy opis miałby natomiast pełnić funkcję podstawowej informacji projektowej wynikającej z obowiązków informacyjno-promocyjnych.

Odpowiedź 6: Jeśli chodzi o długość opisu projektu, to beneficjent realizujący projekt strategiczny nie ma innego (bardziej rozbudowanego) obowiązku niż pozostali beneficjenci. Obowiązują Państwa te same zasady, co innych beneficjentów.  Państwa opis projektu nie musi być dłuższy, ale ważne jest, abyście Państwo zawarli niezbędne minimum, co powinien zawierać opis projektu umieszczony na stronie internetowej oraz w mediach społecznościowych. Mówi o tym szerzej rozdział 11 Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta…

Ponieważ planujecie Państwo na swojej stronie www utworzyć podstrony zawierające szczegółowy opis całego projektu, to w przypadku wypełniania obowiązku wynikającego z realizacji umowy (czyli obligatoryjnego opis projektu na stronie internetowej i profilu w mediach społecznościowych) skupiłabym się na wypełnieniu obowiązkowych punktów, pamiętając o logotypach, hasztagach itd, jednocześnie koncentrując się na prostym i jasnym języku. Bo opis projektu ma trafić do szerokiej grupy odbiorców, która ma się dowiedzieć, jaki projekt Państwo realizujecie, jakie są jego cele i efekty itd. Zaś wszystkie rozszerzone informacje mogą się wtedy znaleźć na Państwa podstronie. Czyli podsumowując – na stronie i w mediach społecznościowych opis zawierający niezbędne punktu opisane w Podręczniku, napisany jasnym, zwięzłym językiem, bez technicznego, urzędowego żargonu. Zaś na Państwa podstronie poświęconej realizacji projektu możecie Państwo rozbudowywać komunikaty, informować szerzej.

I jeszcze jedna ważna sprawa – proszę pamiętać, że pod koniec realizacji projektu należy zaktualizować opis projektu o osiągnięte efekty (na przykład przed złożeniem wniosku o płatność końcową). Oraz, w miarę możliwości, aktualizować opis o kluczowe etapy projektu. (15.06.2026)

Pytanie 5: Realizuję projekt strategiczny polegający na termomodernizacji budynku. Jak powinienem spełnić obowiązek dotyczący organizacji wydarzenia lub działania informacyjno-promocyjnego?

Odpowiedź 5: W przypadku projektów strategicznych lub tych, których koszt całkowity przekracza 10 mln euro należy zorganizować wydarzenie albo działanie informacyjno-promocyjne (patrz: Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta rozdz. 7.1 strona 11). Trzeba jednak pamiętać, że forma powinna być odpowiednia dla rodzaju projektu. Czyli w przypadku projektów polegających np. na termomodernizacji nie ma konieczności robienia eventu ale wystarczy np. artykuł w regionalnych i lokalnych mediach internetowych, z którego będzie wynikało, że to projekt strategiczny, ważny lub kluczowy oraz co zrobiono, kto skorzystał i jakie są efekty. Ważny jest tutaj zasięg informacji. Należy również pamiętać aby wystosować zaproszenie/informację do Komisji Europejskiej i Instytucji Zarządzającej (adresy są w umowie) z co najmniej 4-tygodniowym wyprzedzeniem. Nawet jeżeli wydarzenie „na żywo” nie jest planowane, to zaproszenie powinno jasno opisywać jaka forma informacji jest planowana: czy to artykuł, film, briefing, kiedy i gdzie się ukaże, jaki jest cel, jakie efekty zostaną pokazane oraz jaka rola dla zaproszonej osoby jest proponowana (np. cytat/wypowiedź, komentarz, udział w komunikacji). (5.03.2026)

Pytanie 4: W związku z realizacją projektu o znaczeniu strategicznym, współfinansowanego w ramach Programu Regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021–2027, oraz zaplanowanym we wniosku o dofinansowanie działaniem promocyjnym polegającym na przygotowaniu filmu informacyjno-promocyjnego, zwracamy się z prośbą o przekazanie rekomendacji dotyczących tzw. dobrych praktyk w zakresie tworzenia tego typu materiałów wideo.

Zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021–2027 w zakresie informacji i promocji, wymagania dotyczące materiałów wideo obejmują w szczególności obowiązek informowania o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej w warstwie graficznej i tekstowej, a także udzielenie odpowiedniej licencji do korzystania z utworu. Dokument nie precyzuje szczegółowych zaleceń jakościowych ani standardów realizacyjnych materiałów filmowych.

W związku z powyższym zwracamy się do Państwa z prośbą o wskazanie rekomendowanych dobrych praktyk w zakresie przygotowania filmu informacyjno-promocyjnego dla projektów współfinansowanych ze środków UE oraz standardów dostępności cyfrowej, które powinny zostać uwzględnione przy tworzeniu materiału wideo (głównie w odniesieniu do napisów, audiodeskrypcji, języka migowego).

Odpowiedź 4: W przypadku materiałów wideo obowiązek informowania o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej będzie spełniony jeżeli bezpośrednio w warstwie tekstowej lub z przekazu filmu będzie wynikało współfinansowanie projektu z Funduszy Europejskich. Należy również umieścić planszę na początku lub końcu filmu (lub w obu miejscach), która będzie zawierała logotypy programu.

W kwestii spełnienia standardów dostępności podstawowymi obowiązkami jest umieszczenie napisów (najlepiej włączanych, o ile to możliwe) oraz utworzenie nagrania z audiodeskrypcją, wszędzie tam, gdzie informacja niesiona obrazem jest istotna dla odbiorcy i ma znaczenie poznawcze. Można również dołączyć tłumaczenie na PJM (uwaga: ważne aby to był tłumacz PJM, a nie SJM). Wszystkie informacje w temacie standardów dostępności i dobrych praktyk znajdzie Pani na tej stronie https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/wytyczne-dotyczace-realizacji-zasad-rownosciowych-w-ramach-funduszy-unijnych-na-lata-2021-2027-1/ (szczególną uwagę proszę zwrócić na załącznik nr 2 – Standardy dostępności).

Jako inspirację załączam link do naszego kanału YouTube, gdzie umieszczone są między innymi nasze spoty promocyjne, które spełniają te standardy – https://www.youtube.com/@FunduszeUEdlaWarmiiiMazur (13.02.2026)

Pytanie 3: Proszę o informację w jakim terminie od podpisania umowy na dofinansowanie projektu strategicznego (współfinansowanego w ramach FEWIM) należy zamieścić informację o realizacji projektu na stronach www oraz profilach w mediach społecznościowych?

Odpowiedź 3: Podręcznik nie określa konkretnego terminu. Najlepiej byłoby przed rozpoczęciem pierwszych działań projektowych, tj. przed pierwszym przetargiem, pierwszą podpisaną umową o pracę w projekcie, pierwszym zakupem, przed zamówieniem tablicy informacyjnej. Zawsze rekomendujemy niezwłocznie po podpisaniu umowy. Taka informacja na stronie, a tym bardziej w mediach społecznościowych, dobrze jakby była świeża, a nie np. sprzed kilku miesięcy. Przypominamy również, że te opisy muszą być aktualizowane, przynajmniej na koniec realizacji projektu lub też wtedy kiedy wydarzy się jakaś poważna zmiana. (23.01.2026)

Pytanie 2: Temat organizacji konferencji dla projektów strategicznych i powyżej 10 mln – jakie działania, koszty może obejmować organizacja takiej konferencji oraz terminy w których beneficjent powinien informować m.in. KE o organizacji spotkania?

Odpowiedź 2: Koszty – beneficjent zakłada sam, w zależności od charakteru wydarzenia. Termin zaproszenia – minimum 4 tygodnie przed wydarzeniem, optymalnie 2–3 miesiące (4.02.2025).

Pytanie 1: Przygotowujemy się do realizacji projektu strategicznego województwa, ale nie mamy podpisanej umowy o dofinansowanie. Obecnie pracujemy nad dokumentacją przetargową dotyczącą strony internetowej, którą tworzymy wyłącznie na potrzeby projektu. Po analizie „Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta...” pojawiła się wątpliwość co do konieczności oznakowania dokumentacji już na tym etapie. „Podręcznik…” nakłada obowiązek oznakowania projektu od momentu uzyskania dofinansowania tj. podpisania umowy o dofinansowanie lub wydania decyzji o dofinansowaniu. Mając na uwadze umocowanie projektu w dokumentacji programowej, czy już na tym etapie powinniśmy umieszczać logotypy unijne na dokumentacji projektowej?

Odpowiedź 1: „Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021–2027 w zakresie informacji i promocji” jednoznacznie wskazuje, że obowiązki informacyjno-promocyjne, w tym związanie z oznaczeniem projektu, powstają „od momentu uzyskania dofinansowania, tj. podpisania umowy o dofinansowanie lub wydania decyzji o dofinansowaniu”. Jedynym odstępstwem jest sytuacja, w której instytucja przyznająca dofinasowanie wskaże wcześniejszy termin, od którego wnioskodawca, potencjalny beneficjent musi stosować ww. obowiązki. Zatem na etapie tworzenia dokumentacji, a przed podpisaniem dokumentu przyznającego dofinansowanie (uchwały czy umowy), oznaczanie dokumentów jest zabronione.